私のシステム手帳の中身とオペレーションを公開します‼︎
システム手帳は自分なりのルールや型を決めると使いやすくなると思います。それを考えるのもシステム手帳の楽しみの1つですね。
私のシステム手帳を作り上げるときもネットで公開されている方の手帳を参考にさせてもらったので、私のシステム手帳も公開してみます。
システム手帳のコンセプト
私のシステム手帳は、複数のノートや手帳を持ち歩かなくて済むように、
- 恒久的な情報（主にプライベート）の集約
- 一時的な情報（主に仕事）の管理
を両立することをコンセプトにしています。仕事の長期的な情報はデータとして管理するので、システム手帳には入れていません。
システム手帳の中身
本体
土屋鞄製造所のトーンオイルヌメ マルチポケットバイブル手帳を愛用しています。ふくさ型で、フラップ部分は2つのホックでとめます。使っている人はネットでも滅多に見かけませんが、形やトーンオイルヌメの質感が心地よくお気に入りです。週末には布で磨いてあげています。
筆記具
ペンホルダーにはキャップレスフェルモを装着し、スケジュール部分の書き込みに使っています。革でペンが包まれるように保護されるので安心です。
それ以外のノート的なリフィルには、ペリカンM400かボールペンを使っています。
それぞれの万年筆についてレビューを書いています。
リフター
最初のページを保護し、めくりやすくするためのリフターは、マルチポケットバイブル手帳に付属していなかったため購入しました。はじめは黒いリフターを購入したのですが、中身を見たくて透明を買い直しました。今は気に入っているシールが見えています。
シール（クリアポケット）
新婚旅行で買ったボラボラ島の思い出のシールを貼らずに持ち歩きたくて、クリアポケットに入れています。チラッと目に入ると、楽しかった雰囲気を思い出せます。
このクリアポケットはリフィル保護用のものを使っています。リフィルとほぼ同じ大きさで作られており右側に飛び出すことがないので、インデックスのタブを邪魔しません。
スケジュール表紙
土屋鞄製造所が大好きなので、システム手帳本体に付属していた表紙を入れています。ここから手帳の中身が始まるという引き締め役です。
カレンダー
手帳にはカレンダーが必要だろうと思い入れていますが、見ることはありません…。
スケジュール（主なログを記録）
メインのページの1つ。デザインが洗練されているクオバディスのバーティカルウィークリーを使っています。
予定はGoogleカレンダーで管理しているので、ここには大まかなログのみを書きます。ポイントは、昨日や先週は何の仕事をしたのかを振り返られる程度にざっくりと大きなアイテムのみを書くことです。1日に細切れの業務ばかりで、これといって特徴ある業務がない日は、何も書かないことになります。時間単位で何の仕事をしたか細かく書いた時期もありましたが、仕事中にこれを書いてばかりになるので長続きせず、今の形に落ち着きました。
ブックマーク
一発でページを開くためのブックマークです。スケジュールの今週の部分に挟んでいます。これがないとシステム手帳は機能しないと思うぐらい、毎日お世話になっています。
インデックス
テーマを分けるためのインデックスです。紙製のインデックスがよく売られていますが、これはプラスチックなので丈夫で、色も綺麗です。
ここから先は、LIFEの方眼のリフィルを使っています。
仕事（一時的な情報）
もう１つのメインで、仕事のノートの役割です。
ここに書くときは手帳にリフィルを閉じたまま書くのではなく、あらかじめ使うリフィル1枚のみを外して机に置いておいて、その状態で書き込みます。
長期的に必要な情報は、基本的にその日の落ち着いたときにWordやGoogleドキュメントなど業務に適した場所にデータ化します。短期的に必要な情報はデータ化せずにそのままです。そうするとリフィルに書かれた情報はしばらくすると不要になりますから、記入済みのリフィルが手帳に溜まったら（5枚ぐらい）、古いものを捨てます。
ペーパーリフター
業務リフィルの後ろ部分に入れています。インデックスがあるので必須ではないのですが、ブックマークを使っていて下にタブがある方が開きやすいことに気づき、試しに使ってみたところやっぱり使いやすい。ブックマークと同じアシュフォードなのでタブ部分がきちんとズレていて干渉しません。
本のまとめ
何度も読み返したくなる本の、大事だと思った箇所をまとめています。今は、
を入れています。
作り方は、iPadのKindleで本を読んで、大事そうなところをマーキング。MacでKindleからマーキング箇所をPagesにコピペして印刷、という流れです。
このまとめは頻繁に見るわけではないですが、たまに読み返したくなるときに便利です。データだと見返すのも面倒ですが、システム手帳にあると通勤途中にもさっと見れます。もう少しまとめる本を増やしていきたいところです。
本のまとめ部分は、長期使用に耐えて印刷して見やすいように、厚手の無地の白色リフィルに印刷しています。
また、トップにタブのあるインデックスを使って、タイトルごとに分けています。これは紙製のようで、タブ部分が使ってるうちにヨレヨレになってきたため、別のものを検討しています。
ジブン手帳風
ジブン手帳を使いたくなった時期があり、システム手帳なら要素を真似できると思って、ジブン手帳のLIFEを参考に作ったページです。公式ページなどを見て、こんなページを作りました。フランクリンプランナーに通じるところもありますね。
- あこがれの人物リスト（名前、理由、価値観のヒント）
- Have, Do, Beリスト
- 「余命1年」行動リスト（あなたが余命1年だとしたら？）
- 「あと100年人生」行動リスト（健康体であと100年生きられるとしたら？）
- 役割リスト
- 価値観リスト（これまで発見した「価値観のヒント」とやりたいこと、価値観）
- 人生でやりたい100のリスト
- 座右の銘リスト
- 記念日リスト
作ったのはいいのですが、実はほとんど書いていません…。ここを充実したいという気持ちはあるのですが、私はあまりこういう内容を書くのは向いていないのかもしれません。
写真・予備リフィル（クリアポケット）
クリアポケットに新婚旅行で撮った写真と、予備のLIFEのリフィルを数枚入れています。ここにリフィルを入れておくと、リングを開け閉めしなくてもスムーズにリフィルを取り出すことができます。
世界地図
カレンダーと同じように手帳には世界地図は必要だろうと思って、ファイロファックスの地図を入れていますが、Googleマップを見る方が早いんですね。 行ったところのマーキングでもしていこうかと思っています。
ファイロファックス ワールドマップ バイブル システム手帳用 ファイロファックス Filofax 131904 〔並行輸入品〕
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裏表紙
土屋鞄製造所の裏表紙です。お手入れ方法が書かれていて、ただの裏表紙でないところが良いですね。
リフター
最後のページのリフターも、最初のものと対応して透明です。普段ここまでページを開くことはないですが、最後の方の紙を保護してくれています。
オペレーション
中身の部分でも触れましたが、私が普段システム手帳に書き込む場面は2つです。
スケジュール
スケジュール部分には、キャップレス フェルモを使って、日々の業務のうち特徴的だったものを書き込みます。「先週はなんの業務をしていたんだっけ」の疑問に答えられるよう、Googleカレンダーの予定に入れていない、デスクワークの内容を中心に書くよう心がけています。
仕事のノート
普段の私のデスクには、写真のように、ホックを外したシステム手帳、リフィル、M400（万年筆）、ボールペンを置いています。
M400とボールペンの使い分けは、ゆっくり自分の考えをまとめるときなどは万年筆、さっとメモをする必要があるときはボールペンを使います。会議など自分のデスクを離れるときには、ノートパソコン、リフィル、ボールペンを持って行きます。ちなみに、メモをする必要もないと判断したときにはノートパソコンしか持って行きません。
自分の考えをまとめるときは、WordやPowerpointファイルを作る前に構成を考えるときや、プロジェクトの進め方を上司と相談する前に現状を整理するときが多いです。書いたあとの次のアクションが本番になるので、書き終わったもの自体には価値は低く、書いている過程に価値があると思っています。そんなときにM400を使うと思考が進みやすい気がします。
万年筆とボールペンの使い分けも研究してブログに書いていますが、当時からはLAMY 2000がM400に変わりました。
さいごに
この4月から部署が変わり、システム手帳の使い方も見直してきました。それまではA4の用紙をメモ用紙として持ち歩いていたのですが、異動をきっかけにシステム手帳だけで全てをこなせないか試行錯誤したところ、うまくいきました。仕事が変わっても、中身を変えたり使い方を変えることで対応できるところが、システム手帳の楽しいところですね。
